Juridisch
Privacyverklaring (concept)
Conceptversie (september 2026). Deze tekst wordt vóór productiegebruik juridisch getoetst en aangevuld; er worden hier geen juridische garanties gegeven. Soutivo is operated by Growth Formations LLC. Contact: contact@soutivo.nl.
Soutivo, geëxploiteerd door Growth Formations LLC, handelt telefonische bestellingen af voor afhaal- en bezorgrestaurants. In deze concepttekst beschrijven we welke gegevens daarbij worden verwerkt en met welk doel.
Rollen: restaurant en dienstverlener
Het restaurant bepaalt waarvoor de telefonische bestelgegevens worden gebruikt en is daarmee doorgaans verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens in opdracht van het restaurant als verwerker, op basis van een verwerkersovereenkomst.
Deze verdeling moet per klant worden vastgelegd. De definitieve formulering hoort door een jurist te worden getoetst.
Gegevensminimalisatie
We verwerken uitsluitend gegevens die nodig zijn om één bestelling correct af te handelen: het telefoonnummer van de beller, een eventuele naam, de manier van bestellen (afhalen of bezorgen), bij bezorging het adres met postcode, de gewenste tijd, de bestelde producten en eventuele opmerkingen.
De digitale telefonist krijgt tijdens een gesprek alleen de gegevens van dát gesprek en dát restaurant. Gegevens van andere bellers, andere bestellingen of andere restaurants zijn technisch niet beschikbaar in de gesprekscontext.
Gespreks- en orderdata
Van een gesprek kan een tekstueel verslag (transcript) en een gestructureerde bestelling worden opgeslagen, zodat het restaurant een bestelling kan controleren en uitvoeren. Of audio wordt opgeslagen, is een instelling die per restaurant wordt bepaald en waarover de beller vooraf hoorbaar geïnformeerd moet worden.
Bedragen en totalen worden altijd berekend door de eigen bestelmodule op basis van de menukaart van het restaurant, en niet door een taalmodel.
Verwerkers en doorgifte
Voor telefonie, spraakverwerking, hosting, database en betaallinks kunnen we externe leveranciers inschakelen. Met die leveranciers worden verwerkersafspraken gemaakt en zij mogen de gegevens alleen gebruiken voor de opgedragen dienst.
Een actuele lijst met verwerkers en de locatie van gegevensverwerking wordt per klant aangeleverd zodra de definitieve leveranciers zijn gekozen.
Beveiliging
Gegevens worden versleuteld verzonden en in de database strikt per restaurant afgeschermd, zodat het ene restaurant nooit gegevens van het andere kan opvragen. Toegang tot het dashboard vereist een persoonlijk account.
Ieder telefoongesprek loopt in een geïsoleerde sessie met eigen bestelstatus, zodat gelijktijdige gesprekken geen gegevens kunnen delen.
Bewaartermijnen (instelbaar, concept)
Bewaartermijnen zijn instelbaar per restaurant. Als richtlijn houden we aan: gespreksverslagen kort bewaren voor controle en kwaliteit, en bestelgegevens bewaren zolang dat nodig is voor de uitvoering en administratieve verplichtingen van het restaurant.
De uiteindelijke termijnen moeten samen met het restaurant worden vastgesteld en juridisch worden getoetst.
Uw rechten onder de AVG
Bellers hebben recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en gegevensoverdracht. Een verzoek loopt in eerste instantie via het restaurant waar is besteld; wij ondersteunen het restaurant daarbij.
Vragen of klachten kunnen worden gestuurd naar contact@soutivo.nl. Daarnaast kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.